استمارة تسجيل في الجامعة، أو طلب إجازة من جهة العمل، أو نموذج خدمة حكومية: يصلك الملف بصيغة PDF، والمطلوب تعبئته وإعادته. الطريقة القديمة معروفة: تطبعه، وتكتب بالقلم، ثم تمسحه ضوئياً أو تصوّره بالجوال، فيخرج الملف مائلاً وغير واضح أحياناً. وفي هذا الدليل نشرح كيف تعبّئ الاستمارة على الشاشة مباشرة، بالعربية وبحروف متصلة، ثم توقّعها وترسلها.
أولاً: اعرف نوع الاستمارة
الاستمارات بصيغة PDF نوعان، ولكل منهما طريقة:
- استمارة قابلة للتعبئة: صُممت بحقول حقيقية، فإذا ضغطت على الخانة ظهر مؤشر الكتابة، وخانات الاختيار تُؤشَّر، والقوائم المنسدلة تنفتح.
- استمارة مسطّحة: تبدو استمارة لكنها رسم فقط، أي خطوط ومربعات مطبوعة على الصفحة. وكثير من الاستمارات الرسمية كذلك، لأنها صُممت في برنامج Word ثم حُفظت PDF، أو لأنها نسخة ورقية ممسوحة ضوئياً.
وأسهل طريقة للتمييز أن تفتح الملف في أداة تعبئة نموذج PDF: فإن كان فيه حقول ظهرت لك كلها مرتبة حسب الصفحات، وإلا أخبرتك الأداة بأن الملف لا يحتوي على حقول نموذج.
الحالة الأولى: الاستمارة فيها حقول
- افتح تعبئة نموذج PDF واختر الملف.
- اكتب إجاباتك في الخانات. تظهر الحقول المطلوبة بعلامة واضحة، والحقول التي أقفلها النموذج تظهر مقفلة.
- أشّر خانات الاختيار، واختر من القوائم المنسدلة.
- قرّر هل تبقى الإجابات قابلة للتعديل. الإعداد الافتراضي يبقيها كذلك، وهو ما تطلبه أغلب الجهات. فعّل خيار اجعل الإجابات نهائية فقط إن كنت لا تريد أن يغيّرها أحد بعدك.
- اضغط حفظ النموذج ونزّل الملف.
والإجابات العربية تُكتب متصلة ومن اليمين، والإجابة الطويلة يصغر خطها تلقائياً لتتسع لها الخانة بدل أن تفيض عنها، فالعنوان الكامل مثل «حي النرجس، شارع الأمير سلطان، الرياض» يبقى داخل خانته.
تنبيه عن بعض النماذج الحكومية القديمة
بعض النماذج الرسمية القديمة أُنشئت ببرنامج Adobe LiveCycle بصيغة تُسمّى XFA. وهذه لا تعمل كما ينبغي إلا في برنامج Adobe Reader، والأداة تنبّهك فور التعرف عليها. فإن رأيت هذا التنبيه، فالأسلم أن تعبّئ النموذج في Adobe Reader نفسه.
الحالة الثانية: الاستمارة بلا حقول
هنا الحل أن تكتب فوق الصفحة كما تكتب بالقلم على الورق، لكن بخط مرتب. استخدم أداة الكتابة على ملف PDF:
- افتح الأداة واختر الاستمارة.
- اكتب الإجابة الأولى في خانة نصك، كالاسم الرباعي مثلاً.
- اضغط على الصفحة بعد عنوان الخانة أو داخل المربع المخصص لها، فيظهر النص هناك.
- اسحبه حتى يستقر على السطر، واضبط حجمه ليناسب الخانة. حجم 10 أو 11 يناسب أغلب الاستمارات.
- اكتب الإجابة التالية واضغط في موضعها، وهكذا. وكل ما تضيفه يظهر في قائمة أسفل الصفحة لتعدّله أو تزيله.
- انتقل إلى الصفحة التالية بزر الصفحة التالية أسفل الصفحة.
- اضغط حفظ الملف مع النص ونزّل الاستمارة المعبأة.
نصائح لاستمارة تبدو مرتبة
- ثبّت حجماً واحداً ولوناً واحداً لكل الإجابات، والأسود أو الأزرق هما الأنسب.
- اجعل الإجابة على السطر لا في منتصف الفراغ، وكبّر الصفحة على الجوال لتتأكد.
- خانات الاختيار: اكتب علامة «✓» أو حرف X وضعه داخل المربع.
- الأرقام والتواريخ: اكتبها بالشكل الذي تطلبه الاستمارة. فإن طلبت رقم الهوية بالأرقام العربية المعتادة (1، 2، 3) فاكتبه كذلك، ولا تخلط بين نوعي الأرقام في الاستمارة الواحدة.
- السطر المختلط: إذا جمعت الإجابة بين العربية وحروف أو أرقام إنجليزية، مثل «رقم الجواز: A12345678»، فالأداة تبقي كل جزء في موضعه الذي تقرؤه، لكن ألقِ نظرة على المعاينة قبل الحفظ.
الاستمارة الممسوحة ضوئياً
تعمل الطريقة نفسها مع الاستمارة الممسوحة ضوئياً: يوضع نصك فوق الصورة كالحبر على الورق، ويبقى نصاً حقيقياً واضحاً عند الطباعة. أما كلمات الاستمارة المطبوعة نفسها فلا يمكن تغييرها، لأنها جزء من الصورة.
التوقيع والإرسال
تنتهي أغلب الاستمارات بتوقيع. بعد حفظ الإجابات افتح الملف في أداة توقيع ملف PDF، وارسم توقيعك أو اكتبه أو ارفع صورته، وضعه على سطر التوقيع. وإن كان في النموذج حقل توقيع مخصص فأداة التعبئة ستشير إليه، لكن التوقيع نفسه يُضاف بأداة التوقيع.
وإن أردت تثبيت إجابات نموذج قابل للتعبئة في الصفحة قبل إرساله، فأداة منع تعديل ملف PDF تفعل ذلك، فلا تتغير الإجابات في برامج القراءة. وتذكّر أن هذا ليس قفلاً بكلمة مرور.
قبل الإرسال: قائمة تحقق سريعة
الجهات الرسمية ترفض الاستمارة أحياناً لأسباب صغيرة، فراجع هذه النقاط قبل الضغط على «إرسال»:
- الاسم كما في الهوية أو الجواز حرفاً بحرف، وبالترتيب الذي تطلبه الاستمارة: الاسم الأول ثم اسم الأب ثم الجد ثم العائلة.
- نوع التاريخ: بعض الاستمارات تطلب التاريخ الهجري وأخرى الميلادي، وبعضها يطلب الاثنين. اكتب ما تطلبه الخانة بالضبط، وبالصيغة المكتوبة فيها مثل يوم/شهر/سنة.
- الخانات الإلزامية: مرّ على الاستمارة صفحةً صفحة وتأكد أنك لم تترك خانة مطلوبة فارغة، فلا شيء ينبّهك إليها في الاستمارة المسطّحة.
- شروط البوابة: إن كنت سترفع الملف إلى بوابة إلكترونية فراجع الحجم الأقصى والصيغة المطلوبة وعدد الصفحات. وإن طُلبت المرفقات في ملف واحد فاجمعها بأداة دمج ملفات PDF.
- اسم الملف: اجعله واضحاً، مثل اسمك ونوع الطلب، بدل اسم عشوائي من الجوال.
- احتفظ بنسخة من الاستمارة المعبأة لديك، فقد تحتاجها عند المتابعة.
ما لا تستطيعه هذه الطريقة
- لا تحوّل الاستمارة المسطّحة إلى استمارة قابلة للتعبئة. تصل إجاباتك نصاً على الصفحة، لا بيانات في حقول. وهذا يكفي غالباً في الاستمارات المرسلة بالبريد، أما الأنظمة التي تقرأ الحقول آلياً فاطلب منها النسخة القابلة للتعبئة.
- لا تغيّر نص الاستمارة الأصلي. فإن كان في الاستمارة نفسها خطأ فاطلب نسخة مصححة من الجهة.
- لا تتحقق من إجاباتك. لا يوجد فحص للتواريخ أو الخانات المطلوبة في الاستمارة المسطّحة، فراجعها قبل الحفظ.
أسئلة شائعة
هل أحتاج إلى طباعة الاستمارة؟ لا. عبّئها ووقّعها على الشاشة ثم أرسل الملف.
هل يمكن التعبئة من الجوال؟ نعم، الأداتان تعملان في متصفح الجوال، والشاشة الأكبر أسهل في ضبط المواضع لكن الجوال يكفي للاستمارة القصيرة.
هل يمكن تعديل إجابة بعد حفظ الملف؟ في الاستمارة القابلة للتعبئة نعم، ما دمت لم تفعّل خيار «اجعل الإجابات نهائية»: افتح الملف في أداة التعبئة مرة أخرى وغيّر الإجابة. أما في الاستمارة المسطّحة فالنص المضاف يصير جزءاً من الصفحة بعد الحفظ، فاحتفظ بالاستمارة الفارغة الأصلية لتبدأ منها إن احتجت إلى تصحيح.
هل تُرفع بياناتي إلى أي خادم؟ لا. كل شيء يجري داخل متصفحك، وتبقى الاستمارة وبياناتك على جهازك.